ETIKA BERKIRIM EMAIL

Berkirim email, etikanya sebenarnya sama dengan seperti kalau kita berkirim surat biasa pada umumnya. Tentunya etikanya tidak jauh berbeda. Yang sedikit membedakan antara Etika Berkirim Email dengan surat biasa adalah kurang lebih sebagai berikut:

1. Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”.

Di internet tidak semua orang suka atau punya waktu luang untuk berlama-lama di internet. Disamping karena sibuk, juga tidak semua orang punya akses internet yang unlimited yang tidak punya beban lagi dalam menanggung biaya koneksinya. Jadi etikanya, berkirimlah email dengan kata-kata yang tidak terlalu panjang. Pertanyaannya, gimana kalau isi emailnya pointnya cukup banyak sehingga menuntut emailnya harus panjang sampai berlembar-lembar? Sebaiknya pisahkan ke dalam attachment.

2. Jangan mengirim attachment yang terlalu besar.

Meski akses internet sekarang sudah semakin cepat tapi kualitas internet belum merata ke semua daerah, terutama di negara kita, beberapa daerah malah masih mengandalkan kecepatan GPRS dalam koneksi internetnya. Jadi usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak lebih dari 1 MB. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, usahakan pakai media lain semacam FTP (file transfer protocol) yang lebih cepat. Atau bisa lewat file sharing yang banyak disediakan di internet.

3. Jangan mem-forward sebuah CC atau BCC email.

Email yang boleh diforward kembali kepada orang lain adalah hanya yang To saja. Artinya CC dan BCC itu stop, harus berhenti di tempat anda. Karena informasinya sebatas buat kita sendiri jadi tidak boleh diteruskan ke orang lain. Boleh diteruskan tapi harus seijin dari authornya yang pertama atau kecuali kita masuk dalam daftar To-nya. Sekedar contoh aja, Roy Suryo dalam sidang kasus Prita Mulyasari memberikan kesaksian yang memberatkan Prita karena waktu itu Prita mengirim email keluhannya kepada 20 orang teman-temanya di kolom To semua, yang artinya dianggap boleh di-forward atau disebarkan sehingga akhirnya sampai menyebar ke milis-milis. Dan Prita dianggap bersalah meskipun tiga pakar, yaitu Chairul Huda (ahli hukum), Ruby Z Alamsyah (ahli analis forensik digital) dan Yasin Kara (mantan Wakil Ketua Pansus sekaligus Ketua Panja UU ITE ) tidak sependapat dengan pendapat Roy Suryo ini.

4. Jangan menggunakan “Caps Lock” atau huruf kapital.

Huruf kapital boleh digunakan sebatas pada kata-kata tertentu. Misal untuk penekanan atau perhatian pada kata yang perlu ditegaskan, tapi jangan sekali-kali digunakan seluruhnya dalam kata-kata emailnya. Karena apa? Karena anda akan dianggap marah oleh si penerima emailnya.




5. Jangan menghapus rekam jejak email.

Banyak orang yang suka mengforward email-email yang menarik, yang lucu-lucu, yang telah dikirimkan oleh orang lain kepada kita, tapi tidak jarang orang dengan begitu saja menghapus rekam jejak si pengirim atau author emailnya yang pertama. Jadi etikanya anda boleh meneruskan atau mem-forward email tapi tidak boleh menghapus rekam jejaknya. Mengapa demikian? Karena, pertama dengan menghapus berarti anda kurang menghargai si author yang sudah berbaik hati mengirimkannya kepada anda. Kedua, justru anda mendapatkan keuntungan jika terjadi tuntutan terhadap muatan isi emailnya. Anda bisa dibebaskan dari tuntutan karena anda bukan sebagai pembuat emailnya.

6. Tidak boleh mem-forward dengan mengubah isi emailnya.

Anda boleh saja mem-forward dan memberikan note tambahan dalam forward sebuah email, tapi etikanya anda tidak boleh mengubah atau mengedit sedikitpun muatan isi dari emailnya kecuali kalau anda sudah dapat ijin dari si authornya yang pertama.

7. Jangan sering mem-BCC orang lain.

Kegemaran sering mem-BCC adalah tidak baik atau kurang etis, terlebih ke milis atau mengirimkan BCC secara masal, baca penjelasan saya dalam artikel sebelumnya disini, karena kesan dari BCC adalah seperti bisik-bisik atau bergunjing. Dan yang lebih parah anda bisa disejajarkan sebagai seorang spammer email yang sering melakukan cara-cara BCC ini.

Demikian kurang lebihnya beberapa Etika Berkirim Email yang perlu kita patuhi agar kita terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang kurang beretika sehingga ada baiknya anda perlu memperhatikan rambu-rambu tersebut.

Cara mengirim email :
Setelah masuk ke akun Surat Yahoo!, Anda dapat mengirim email ke semua alamat yang valid. Klik “Tulis” yang terletak di dekat bagian atas halaman untuk mulai menulis surat.
Pada bidang isian Kepada:, tentukan alamat email penerima. Untuk mengirim surat ke lebih dari satu orang, tambahkan alamat email lain ke bidang isian Kepada:, dan pisahkan dengan tanda koma (misalnya jono@yahoo.co.id, jani@yahoo.co.id, dll.) Perhatikan bahwa Anda harus selalu menentukan sedikitnya satu penerima pada bidang isian Kepada: Jika tidak, pesan kesalahan akan muncul saat Anda berusaha mengirim surat itu.
Untuk menambahkan entri ke bidang isian Cc:, klik link “Tambahkan CC” di atas bidang isian Kepada: Kemudian, di bidang isian Cc:, masukkan alamat email orang yang hendak Anda kirimi “carbon copy” surat Anda itu. Semua penerima surat akan dapat melihat bahwa orang yang Anda tentukan sebagai penerima Cc: telah menerima salinan surat itu.
Untuk menambahkan entri ke bidang isian Bcc:, klik link “Tambahkan Cc” di atas bidang isian Kepada: Kemudian, di bidang isian Bcc:, masukkan alamat email orang yang hendak Anda kirimi “blind carbon copy” surat Anda itu. Ini hampir sama dengan fitur Cc:, kecuali bahwa penerima Bcc: tidak bisa dilihat oleh penerima surat yang Anda tentukan sebagai penerima Kepada: dan Cc:, serta oleh sesama penerima Bcc:. Misalnya, jika Anda mengirim surat kepada jono@yahoo.co.id dan Bcc: kepada jani@yahoo.co.id, maka Jono hanya akan melihat dirinya sebagai penerima surat itu, sementara Jani akan dapat melihat bahwa Anda juga mengirim surat itu ke Jono.
Pada bidang isian Topik, masukkan topik untuk surat Anda itu.
Gunakan kotak teks besar untuk mengetik isi surat.
Pemeriksaan ejaan dapat dilakukan terhadap surat keluar dengan memilih "Pemeriksaan Ejaan" setelah surat selesai ditulis. Jika menggunakan versi Warna & Gambar dalam Tulis Surat, Anda akan menemukan tombol Pemeriksaan Ejaan di toolbar pada bagian atas bidang isian teks. Setiap kata yang mungkin salah eja akan diikhtisarkan di layar. Setelah selesai memeriksa ejaan, klik tombol “Edit Pesan” untuk kembali ke jendela Tulis Surat.
Untuk melampirkan file ke surat, klik link “Lampirkan File" yang terletak di bawah kotak topik, dan klik “Browse” untuk memilih file. Setelah memilih file, klik tombol “Lampirkan File” untuk melampirkan file yang dipilih ke surat.

Bagaimana cara membalas pesan?
Untuk membalas pesan yang Anda terima dalam Yahoo! Mail:
1. Klik pesan untuk membukanya.
2. Klik tombol "Balas" yang berada di atas Kotak Masuk. Jika Anda ingin membalas ke setiap orang yang menerima email (jika Anda adalah anggota kelompok yang menerima email tersebut), klik panah bawah di samping kanan tombol Balas, lalu pilih "Balas Ke Semua." Dengan cara ini, balasan Anda akan dikirim kepada semua penerima pesan asli dan juga ke pengirimnya.
3. Jendela Tulis akan terbuka. Jika Anda ingin menambah lagi penerima lainnya, Anda dapat mengetikkan alamat email tambahan.
Tergantung pada pengaturan "Tindakan Pesan" (lihat kotak di bawah), Anda akan melihat semua, sebagian, atau tanpa pesan asli si pengirim (pesan yang sedang Anda balas) di jendela Tulis.
Untuk menyesuaikan pengaturan ini:
1. Klik "Opsi" di sudut kanan atas halaman Yahoo! Mail Anda
2. Di bawah "Manajemen" klik "Preferensi Umum."
3. Anda dapat memilih, apakah Anda akan menyertakan semua, sebagian atau tanpa pesan asli dalam pesan balasan Anda. Jika Anda membuat perubahan,klik tombol "Simpan" di sudut kiri atas atau bawah.
Jika Anda memilih untuk menyertakan pesannya, Anda akan melihatnya di jendela Tulis dengan simbol ">" yang diulang di bawah margin kirinya.
4. Ketik balasan Anda. Jika Anda memilih untuk menyertakan pesan asli si pengirim dalam balasan Anda, Anda dapat mengetik di bagian atasnya, di bawahnya, atau bahkan di dalam pesan si pengirim itu sendiri -- untuk merespons secara ringkas pada bagian-bagian yang berbeda dari email mereka. Lihat contoh di bawah ini. Klik kursor di mana saja untuk mulai mengetik.
Saran: Agar balasan Anda mudah dibaca, tekan Enter beberapa kali untuk menambahkan spasi. Dalam contoh ini, kami klik kursor setelah tanda tanya, lalu tekan Enter dua kali untuk menjawab pertanyaan:
>selama tiga tahun. Omong-omong, bagaimana kabarnya Mike?
Mike baik-baik saja! Nanti saya sampaikan salam kamu.
>Kami kangen sama dia. Rumah tempat dia tinggali dulu yaitu
5. Klik "Kirim" untuk mengirim balasan Anda.
Catatan: Jika Anda harus berhenti ketika Anda sedang menulis pesan, klik tombol "Simpan Draf" di samping kanan "Kirim." Dengan cara ini, pesan yang belum selesai Anda buat akan disimpan ke dalam map Draf. Lanjutkan lagi ketika Anda ingin menyelesaikannya.
Catatan: Sebelum meninggalkan komputer, sebaiknya klik link "Sign Out" di bawah tulisan "Selamat Datang, nama Anda." Dengan demikian, tidak ada yang bisa menggunakan (atau menyalah-gunakan) account Anda sewaktu Anda pergi.
Sosialiasi Email Lokal dan Publik
Beberapa waktu yang lalu sebelum perpindahan Web Hosting dari Perusahaan Hosting lama ke yang baru saya dan rekan-rekan mencoba untuk memberikan wacana dan informasi seputar perpindahan tersebut. Salah satu yang terkait dengan perpindahan tersebut adalah Email Publik karena sebetulnya setiap user/karyawan mempunyai 2 email yaitu publik dan internal. Karena kami menyadari bahwa ternyata selama ini mereka tidak mengetahui kalau setiap user mempunyai Email Lokal untuk kepentingan Intern dan Email Publik untuk kepentingan dengan pihak luar.
Hal ini menjadi perhatian kami karena walaupun sebetulnya selama ini sebagian besar sudah terbiasa menggunakan email tapi ternyata masih banyak yang belum menyadari dan memahami tentang apa itu email, baik jenis dan atau fungsi serta manfaat dari email tersebut. Terbukti dengan belum mengetahui sepenuhnya bahwa email yang digunakan selama ini adalah email lokal yang hanya digunakan untuk kepentingan intern di perusahaan.
Sebagian besar beranggapan bahwa setelah menjadi karyawan dan mendapatkan alamat email maka email tersebut bisa digunakan untuk email lokal dan juga email publik. Padahal sebetulnya ketika email intern mereka dibuat tidak secara otomatis dibuatkan juga email publik-nya karena untuk mendapatkan emai publik paling tidak harus mendapatkan ijin atau persetujuan dari atasannya masing-masing. Namun satu dan lain hal terkadang email public bisa didapatkan dengan cara bypass (tanpa melalui persetujuan atasan), dan inilah mungkin salah satu penyebab ketidaktahuan mereka.
Sebetulnya bukannya informasi tersebut tidak atau belum pernah disampaikan kepada mereka, tapi mungkin pesan yang selama ini kami sampaikan tentang perbedaan email lokal dan external/public dan juga informasi yang lain belum bisa dicerna dengan baik oleh mereka. Atau memang informasi yang disampaikan masih kurang atau bahkan mungkin informasi tersebut tidak sampai kepada mereka.
Dari situ kami menyadari bahwa ternyata tidak semua mendapatkan informasi tersebut sehingga kami mencoba untuk mensosialisasikan kembali mengenai perbedaan email lokal dan publik. Selain itu kami juga meminta pengguna Email Publik untuk meregister ulang emailnya. Namun ternyata masih segelintir orang saja yang mungkin sudah membaca, mengerti dan selanjutnya meregister ulang email mereka. Dan sebagian besar masih belum merespon dan meregistrasi ulang Email mereka.
Apa karena mungkin mereka masih menganggap informasi yang disampaikan melalui media digital seperti email masih belum terlalu penting dan atau ditanggapinya masih setengah-setengah? Atau kehadiran email dan web intranet masih belum bisa dimanfaatkan dan dijadikan sebagai sumber informasi yang valid karena selama ini masih terpaku kepada informasi yang sifatnya “Tertulis” atau dalam bentuk “Hard Copy”.
Namun kami berharap bahwa tidak termanfaatkannya media tersebut bukan karena ketidak perdulian mereka terhadap teknologi informasi. Sebagian dari mereka mungkin masih terbiasa dengan teknolodi konvensional sehingga belum bisa memanfaatkan media tersebut secara optimum.
Memang walaupun sekarang sudah jamannya globalisasi, teknologi sudah semakin canggih dan informasi digital sudah menjadi makanan sehari-hari tapi tetap tergantung dari diri kita masing-masing. Sejauh mana kita mampu menerima, beradaptasi, memanfaatkan dan menggunakannya untuk kepentingan kita semua.
Hal ini tidak hanya terjadi dalam kasus ini saja tapi dalam kasus-kasus yang lain. Dan kendala seperti ini mungkin bukan hanya terjadi di “Perusahaan” tempat saya bekerja tapi juga ditempat lain. Dan ini menjadi PR serta tantangan bagi kita semua terutama yang sudah memahami dan mengerti fungsi teknologi informasi ini agar bisa lebih mensosialikan lagi fungsi dan manfaat dari teknologi tersebut agar bisa dimanfaatkan lagi seoptimal mungkin.